Les fonctionnalités logiciel avocat

La gestion des dossiers :

Office Avocat vous permet de gérer l'ensemble des fonctionnalités et données du dossier à partir d'une seule fenêtre. Vous pouvez ainsi saisir et consulter simplement et rapidement les différentes informations du dossier.

Une visualisation ergonomique des informations,

Dès la page d'accueil du dossier, vous visualisez les caractéristiques précises de l'affaire ainsi que l'ensemble des éléments clés (parties, intervenants, juridictions, tiers...). ou en détail (tiers huissier, notaire, expert...).

Une synthèse globale de l'affaire,

Pour connaître immédiatement la situation globale du dossier, vous disposez d'une fenêtre de synthèse. Elle vous renseigne sur l'état procédural de l'affaire mais également financier (facture en cours, règlement, carpa...).

Une prise en main simple et intuitive,

D'un clic, vous accédez à toutes les fonctionnalités vitales de votre affaire (édition d'un courrier, d'un acte, agenda et historique du dossier...). Office Avocat se pilote très facilement et ne demande pas de formation poussée.

La gestion du temps passé :

La gestion des évènements d'une affaire est une composante essentielle. Office Avocat vous propose une gestion manuelle ou automatique, entièrement paramétrable, de tous les évènements générés dans votre dossier, facturables ou non.

Les évènements attachés au dossier,

Ce sont les actions, facturables ou non, passées ou à venir, effectuées dans le dossier. Cela concerne notamment les actions et tâches, les rendez-vous, les audiences... Elles sont entièrement paramétrables et très accessibles dans le logiciel.

Les notes internes au dossier peuvent être reprises dans chaque facture ou en document annexé dans l'optique d'une présentation détaillée des demandes d'honoraires.

Les conventions d’honoraires au résultat,

Vous pouvez paramétrer vous-même dans Office Avocat n’importe qu’elle convention d’honoraires et la rattacher à un client ou un dossier. Par exemple, concernant le recouvrement d’un dossier.

La gestion des temps passés et des frais

Celle-ci s'appuie sur une grille de cotation personnalisable (coût/temps/type d'évènement) permettant ainsi de définir pour plus d'efficacité les catégories de diligences, des tarifs et des taux de facturation adaptés à chaque collaborateur.

Vous disposez d'un ensemble de catégories (diligences, frais, débours, secrétariat, honoraires) que vous pouvez entièrement paramétrer afin d'adapter Office Avocat à votre façon de travailler.

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L’agenda et les tâches du Cabinet

Vous disposez d’un agenda personnel et collectif vous permettant d’affecter des rendez-vous de toute nature hors ou dans vos dossiers.
Pour éviter les oublis, une alerte sur Rdv peut être programmée selon une échéance prédéfinie.

Bien gérer ces rendez-vous !

Pratique, la fonctionnalité d’impression vous permet d’imprimer l’agenda en fonction de différents critères (période, utilisateur, type de rendez-vous) et sur différent supports (papier, pdf).

Pour faciliter votre organisation et optimiser la gestion de votre temps passé, Office Avocat met à votre disposition un gestionnaire de tâches avec rappel.

Synchronisation Outlook

A la fonctionnalité « synchronisation Outlook, vous pouvez exporter vos rendez-vous et tâches dans votre logiciel Outlook ainsi que réciproquement.

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RPVA – communication électronique

A partir d’Office Avocat vous pouvez directement procéder à une inscription au fond (mise au rôle) ou en référé auprès du Tribunal de Grande Instance. Vous pouvez également effectuer une inscription d’un Intimé pour une procédure devant la Cour d’Appel.

Vous pouvez effectuer rapidement des recherches multi-critères sur les dossiers RPVA.

Office Avocat vous permet également de visualiser, importer et synchroniser vos dossiers avec votre juridiction. Vous disposez également d’une gestion de messagerie RVPA intégré dans Office Avocat.

En un seul clic, vous disposez d’une visualisation complète du dossier RPVA avec son impression.

Pratique : les messages RPVA ainsi que leurs pièces jointes peuvent être copiés dans chaque dossier concerné, ce qui vous permet ensuite de tout visualiser ensuite hors connexion.

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La gestion de la facturation :

Office Avocat vous permet de préparer et de générer très simplement votre facturation ainsi que l'ensemble de vos opérations comptables : de la saisie d'une facture à son encaissement.

Votre facturation

Outre la gestion des dossiers en Aide Juridictionnelle, vous disposez de deux modes de facturation : une au temps passé, une autre au forfait et ce quelque soit le type d'évènements. Vous pouvez générer automatiquement la facture d'un événement quelconque saisi dans le dossier. Vous disposez d'un mode de facturation pour une provision.

Baromètre financier

Vous connaissez à tout moment la situation comptable de votre cabinet et de vos dossiers grâce aux indicateurs de gestion et de relation client disponibles dans Office Avocat. Vous suivez ainsi de façon détaillée : vos recettes, votre encours client, les règlements, les impayés, votre chiffre d’affaires.

Tableau de bord

Vous visualisez en un clin d'oeil l'ensemble des actions du jour (rendez-vous, appels, tâches, dossier à traiter). Vous connaissez instantanément l'état ou l'évolution de vos finances (chiffre d'affaires, les encaissements, les relances de factures à effectuer, les éditions à éditer).

Reporting de statistiques

Afin de vous aider dans vos opérations de contrôle de gestion de votre Cabinet, Office Avocat possède un administrateur de statistiques spécifiques. Vous pouvez ainsi connaître : le CA par client, la synthèse des heures travaillées, la génération de statistiques selon différents critères (période, dossiers, ...), l'encours du mois, le reste à facturer par client...

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La bibliothèque juridique d’Office Avocat :

Office Avocat est doté d’un éditeur de texte interne aussi puissant que Word .

Une bibliothèque juridique complète

Livrée avec plus de 300 modèles d'actes, courriers et requêtes, Office Avocat traite de la procédure civile, commerciale et pénale. Tous les modèles proposés sont facilement paramétrables ou modifiables. Vous pouvez créer vous-même vos modèles.

Paramétrage des documents

Vous disposez d'une bibliothèque juridique. Hormis les documents classiques, vous accédez directement à tous les documents, aux procédures visant notamment à exercer des mesures conservatoires de toute nature, à diligenter une procédure de saisie-immobilière... De plus, vous pouvez prévoir la génération automatique des évènements conditionnels, tarifés ou non, après l'édition de chaque document.

Evènements liés à l'édition des documents

Chaque document de la bibliothèque peut être lié à une tarification susceptible de s'incrémenter automatiquement dans la gestion comptable du dossier.

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Des fonctionnalités évoluées

Office Avocat est doté d’un certain nombre de fonctionnalités très pratiques et novatrices.

Les conventions d’honoraires au résultat,

Vous disposez d’un module de tarification entièrement paramétrable vous permettant le cas échéant d’établir n’importe quel type de convention d’honoraire. Celle-ci peut par exemple s’établir sur les honoraires dus par le client en cas de recouvrement de la créance.

La gestion des appels téléphoniques,

Vous avez la possibilité de gérer les appels téléphoniques reçus par le cabinet ou émis dans le cadre d’un dossier. Vous saisissez notamment en détail l’objet de l’appel, l’appelant et le destinataire… et administrez ensuite son suivi.

Les E-mails du cabinet,

Lorsqu’un e-mail est rédigé puis envoyé à partir d’Office Avocat, celui-ci est automatiquement rattaché au dossier. Les e-mails échangés dans un dossier sont directement accessibles dans l’historique et la G.E.D du dossier en fonction du niveau de confidentialité accordé aux collaborateurs.

La renotation automatique,

Office Avocat vous permet de programmer une action ou d'agender un document (acte, courrier, requête...) afin que celle-ci se déclenche automatiquement après l'édition et en fonction d'un délai préalablement paramétré.

Le suivi des dossiers en exécution,

Office Avocat vous assure le suivi des actes ou dossiers confiés à l’huissier de justice pour signification ou exécution.

Les annuaires juridiques,

Vous disposez dans Office Avocat d’un annuaire de juridictions.

La Gestion Electronique des Documents (G.E.D.),

Office Avocat dispose d'un module permettant d'insérer très facilement dans chaque dossier des documents extérieurs numérisés et pièces externes. Par la suite, vous pouvez les visualiser et les éditer.

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Un paramétrage multi-axes

Paramétrez et contrôlez vous-même l’accès aux différentes fonctionnalités d’Office Avocat.

Pilotage des droits d’accès,

Vous disposez d’un administrateur vous permettant de gérer les droits d’accès au logiciel Office Avocat. Vous pouvez ainsi interdire ou autoriser n’importe quel utilisateur à consulter ou utiliser certaines fonctions d’Office Avocat : paramétrage, dossier, agenda, tableau de bord, carpa, modèles des bibliothèques…

Le paramètrage utilisateur,

Chaque utilisateur d’Office Avocat peut personnaliser son environnement logiciel (propriété d’affichage écran, barre de navigation, thème de procédure…). La tarification de chaque évènement peut également être personnalisée pour chaque utilisateur.

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